管理文書とはどういう意味ですか?

管理文書とは、発行範囲に応じて登録、配布、または独自にアーカイブおよび管理され、復元を確実に行うことができる文書を指し、標準的で責任に基づく文書です。および登録された ECN 文書は審査および承認される必要があり、ECN も管理されなければなりません。管理された文書が無効になった場合は、悪用を防ぐためにすべての使用状況から速やかに撤回する必要があります。

このチュートリアルの動作環境: Windows 10 システム、Dell G3 コンピューター。

管理文書とは、発行範囲に従って登録、配布、または独自にアーカイブおよび管理され、復元が保証されている文書を指します。主に文書管理センターと認証局が共同で管理しています。

これは標準的な責任ベースの文書です。必要な変更が必要な場合は申請を行い、ECN ファイルを登録、レビュー、承認し、ECN を管理する必要があります。文書の表紙には通常、管理されたシールが押されています。制御されたファイルは、「制御されていないファイル」の対称性を持ちます。複数の変更状態または複数のバージョンを生成できるファイルはすべて、制御されたファイルです。つまり、変更およびバージョン変更のあるファイルはすべて、制御されたファイルです。制御されたファイルは、主に、使用を制御するファイルの唯一の有効なバージョンです。

制御対象ファイルは参照用にコピーできますが、コピーしたファイルは有効になりません。多くの企業では、管理された文書の写真を撮影し、社内 LAN にアップロードして、必要な場合や紛争が生じた場合にネットワーク上で直接閲覧できるようにすることで、元の文書の紛失や破損を回避しています。

一般に、これらの文書は、原価マニュアル、プログラム文書、各種規則、ノルマ、標準原価、予算など管理された文書が古くなった場合は、悪用を防ぐために、直ちにすべての使用を中止する必要があります。

詳細情報

管理対象の文書や情報を紛失した場合は、通常、その理由を記載した「文書提出および公開申請書」を再度作成する必要があります。 、関係当局に報告し、部門の承認と提出を行います。書類の再発行の際は、文書管理センターが「書類提出・交付申請書」に記載されている紛失文書の管理番号を取り消し、新たな管理番号を作成し、悪用防止のため関係部署に失効届を通知します。

一般に、管理文書は職場（または指定された場所）の外に持ち出すことはできません。また、すべての管理文書は適切に維持する必要があります。管理されている文書の紛失は会社の規則や規定に違反するため、関連する社内規定に従って処罰される必要があります。処罰の基準については、当社の管理体制により決定されます。

もちろん、重要なファイルのバックアップが必要です。たとえば、オリジナルはアーカイブに保管し、コピーが失われた場合はすぐに置き換えることができます。機密ファイルの場合は、一度に一部のファイルしか使用できないほか、2人のうち1人が責任を負うか、毎日使用後に返却するなど責任体制を強化する必要がある。

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