Cara Menetapkan Mesej Out-of-Office (Balas Auto) Di Outlook

Tutorial ini akan mengarahkan anda bagaimana untuk menyediakan respons automatik dalam Outlook semasa ketiadaan anda. Anda akan mengetahui cara mengkonfigurasi mesej luar pejabat untuk kedua-dua akaun e-mel profesional dan peribadi, dan untuk versi Outlook yang berbeza, termasuk platform tradisional, dikemas kini, dan berasaskan web.

Di dunia yang pantas hari ini, semua orang memerlukan rehat sekali-sekala, walaupun dari e-mel mereka. Sama ada anda bercuti atau melancong untuk perniagaan, anda tidak mahu meninggalkan kenalan anda menunggu. Dengan menyediakan balasan auto Outlook, anda boleh memaklumkan kepada orang bahawa anda tidak tersedia dan apabila anda akan kembali. Mesej ini akan dihantar secara automatik kepada sesiapa sahaja yang menghantar e -mel kepada anda semasa anda pergi.

Untuk menyediakan mesej luar pejabat automatik di Outlook, anda mesti terlebih dahulu menentukan jenis akaun e-mel yang anda miliki. Kaedah yang berbeza digunakan untuk pertukaran, pop/pop3, IMAP, dan akaun SMTP.

Berikut adalah cara anda dapat mengenal pasti jenis akaun anda dan mengkonfigurasi balasan auto anda dengan sewajarnya.

1. Navigasi ke tab Fail di sudut kiri atas reben.
2. Di bawah maklumat akaun di bahagian INFO , pilih akaun yang ingin anda gunakan dan perhatikan pilihan di bawah:
   • Untuk akaun Microsoft Exchange , anda akan melihat pilihan balasan automatik (keluar dari pejabat) . Klik padanya dan teruskan dengan arahan.
   • Untuk akaun POP3 dan IMAP , ciri balasan automatik tidak tersedia. Sebaliknya, anda boleh membuat peraturan untuk menghantar pemberitahuan luar pejabat anda.

Sekarang, mari kita menyelidiki bagaimana untuk membuat jawapan automatik untuk setiap jenis akaun ini.

Cara Menetapkan Mesej Out-of-office Di Outlook

Untuk menghantar balasan automatik di Outlook dengan akaun Exchange, ikuti langkah -langkah mudah ini:

1. Dalam aplikasi Desktop Outlook, klik pada tab Fail di sudut kiri atas.
2. Dalam bahagian INFO , klik butang Balasan Automatik (Out of Office) .
3. Dalam kotak dialog yang muncul, pilih Hantar balasan automatik . Secara pilihan, anda boleh menetapkan julat tarikh untuk menyahaktifkan balasan auto apabila tarikh akhir yang ditentukan dicapai. Sekiranya tiada julat tarikh ditetapkan, anda perlu mematikannya secara manual apabila kembali.
4. Di bahagian dalam tab Organisasi saya , masukkan mesej yang anda mahu rakan sekerja anda menerima semasa anda pergi.
5. Di luar tab Organisasi saya , tuliskan mesej yang anda ingin hantar ke kenalan luaran. Berhati -hati apabila memilih untuk membalas secara automatik kepada sesiapa di luar organisasi saya , kerana ini akan menghantar "mesej jauh" anda ke setiap e -mel yang masuk, termasuk iklan, surat berita, dan spam. Untuk mengelakkan ini, disarankan untuk memilih kenalan saya sahaja .
6. Klik OK untuk menyimpan tetapan anda.

Di sana anda pergi! Mesej Out-of-office Outlook anda kini dikonfigurasikan dan secara automatik akan dihantar kepada orang yang menghantar e-mel kepada anda semasa perjalanan percutian atau perniagaan anda.

Cara menetapkan mesej jauh untuk akaun pop/imap Outlook

Menyediakan pemberitahuan luar pejabat untuk akaun POP dan IMAP/SMTP dalam Outlook memerlukan pendekatan yang sedikit berbeza daripada akaun pertukaran. Jenis akaun ini tidak mempunyai ciri terbina dalam untuk balasan automatik, jadi anda perlu membuat templat e-mel dan menetapkan peraturan untuk bertindak balas secara automatik dengan templat tersebut kepada setiap mesej yang anda terima. Kaedah ini terpakai kepada pelbagai versi Outlook, dari tahun 2010 hingga 365. Mari kita mulakan!

Langkah 1. Buat templat mesej jauh

Sebelum membuat peraturan, anda perlu menyediakan mesej yang ingin anda hantar sebagai pemberhentian automatik.

1. Di Outlook anda, draf e -mel baru dengan subjek dan teks yang anda mahu mesej anda disampaikan. Sebagai contoh, anda mungkin menulis sesuatu seperti ini:

2. Klik Fail > Simpan sebagai dan simpan e -mel sebagai templat Outlook (*.oft).

   Awas : Jangan ubah lokasi lalai di mana Outlook menyelamatkan templat, yang biasanya: c: \ users \ username \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates

   (Nota ini bertujuan untuk pengguna maju; pemula digalakkan untuk melekat dengan lalai.)

3. Tutup tetingkap mesej tanpa menghantarnya.

Langkah 2. Sediakan balasan automatik dengan peraturan templat

Dengan templat mesej anda yang disediakan, sudah tiba masanya untuk membuat peraturan yang secara automatik akan menghantarnya apabila anda menerima e -mel baru.

1. Klik tab Fail , dan kemudian pilih Urus Peraturan & Makluman .

2. Dalam tetingkap dialog Peraturan dan Makluman , klik pada Peraturan Baru .

3. Di bawah permulaan dari peraturan kosong , pilih Guna Peraturan pada mesej yang saya terima , dan kemudian klik Seterusnya .

4. Tentukan syarat untuk peraturan. Anda boleh memilih " dari orang atau kumpulan awam" atau " melalui akaun yang ditentukan" untuk menentukan e-mel mana yang mencetuskan balasan luar pejabat. Jika anda menetapkan respons auto untuk semua mesej masuk dari semua akaun anda, langkau langkah ini dan klik Seterusnya . Apabila Outlook meminta anda untuk menggunakan peraturan ini kepada semua mesej, klik Ya untuk mengesahkan.

5. Seterusnya, tentukan apa yang anda mahu lakukan dengan mesej. Oleh kerana kami ingin membalas menggunakan templat tertentu , pilih pilihan ini di bawah " Langkah 1: Pilih Tindakan " . Di bawah " Langkah 2: Edit Keterangan Peraturan ", klik pautan " Templat Khusus" .

6. Pilih tetingkap dialog Templat Balas akan muncul. Dalam melihat dalam kotak dropdown, pilih templat pengguna dalam sistem fail , pilih templat mesej yang telah anda buat, dan klik Terbuka .

7. Kembali ke Wizard Peraturan , anda akan melihat laluan ke templat anda di anak tetingkap bawah dan klik Seterusnya .

8. Secara pilihan, anda boleh menambah pengecualian kepada peraturan. Jika tidak, klik Seterusnya tanpa memilih apa -apa.

   Petua. Anda boleh mengecualikan e -mel yang dikembalikan yang mengandungi "dikembalikan" atau "tidak dapat dihantar" dalam subjek untuk menghalang situasi di mana e -mel melantun ke antara pelayan. Walau bagaimanapun, ini tidak wajib, kerana balasan menggunakan peraturan templat tertentu hanya akan menghantar mesej anda sekali setiap sesi, yang berlangsung sehingga anda memulakan semula Outlook anda.

9. Dalam langkah terakhir, namakan peraturan anda dan pilih pilihan tambahan. Untuk mengaktifkan peraturan dengan segera, pastikan giliran pada kotak peraturan ini diperiksa (tetapan lalai). Jika anda lebih suka mengaktifkan peraturan kemudian, nyahtandakan kotak ini. Setelah selesai, klik Selesai untuk menyimpan peraturan.

Tahniah! Anda telah berjaya menyediakan mesej luar pejabat automatik di Outlook. Sekarang anda boleh berehat tanpa bimbang tentang kehilangan e -mel penting.

Untuk maklumat lanjut, lihat Outlook

Atas ialah kandungan terperinci Cara Menetapkan Mesej Out-of-Office (Balas Auto) Di Outlook. Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!