Comment envoyer des messages de canal dans Microsoft Teams par e-mail sous Windows 11/10

Microsoft Teams est l'une de ces applications qui a révolutionné le concept de communication en ligne entre les équipes. Si le concept est plus courant dans le monde professionnel, il gagne également en popularité dans les communications personnelles à la suite de la pandémie. Cependant, l’application Teams s’est avérée plus utile pour les entreprises, en particulier pendant la pandémie de Covid-19, lorsque les gens sont obligés de travailler à domicile.

Cette application est plus populaire que ses concurrents en raison de certaines fonctionnalités utiles qui aident les professionnels à améliorer leur productivité et leur communication grâce à une collaboration en ligne fluide. Bien qu'il dispose d'une gamme de fonctionnalités intéressantes qui aident les équipes à se connecter, communiquer, envoyer et partager facilement des documents, il possède également des fonctionnalités cachées telles que l'option d'envoi de canaux de courrier électronique dans Microsoft Teams sur les PC Windows 11/10. Les e-mails peuvent être envoyés instantanément à un canal entier, directement dans une discussion Teams, et les e-mails peuvent contenir des fichiers, des dossiers et d'autres pièces jointes. Cela permet aux employés de se connecter plus facilement avec l'ensemble de leur service en un seul endroit, ainsi qu'avec leurs équipes et de discuter de projets en groupe.

Cet article détaillera comment envoyer un canal par e-mail dans Microsoft Teams sur votre PC Windows 11/10 et comment cela peut être utile pour votre organisation.

Tout ce que vous devez savoir sur Microsoft Teams

Comme mentionné ci-dessus, Microsoft Teams est une plateforme de communication qui permet aux employés d'une organisation de collaborer en ligne en un seul endroit. Des vidéoconférences ou webinaires aux réunions, appels, chats ou fichiers partagés, il aide toutes les équipes à travailler de manière fluide et naturelle. Cela vous aide non seulement à vous connecter avec des collègues au sein de votre organisation, mais également avec des clients externes.

La meilleure chose à propos de l'application Teams est qu'elle aide les organisations à gérer tous les aspects importants sur une seule plateforme, offrant ainsi un environnement partagé pour tout le monde. De plus, avec l’essor de la culture du travail à distance, l’application Teams aide les employés à travailler depuis n’importe quel endroit et sur n’importe quel appareil dans le monde. S'ils peuvent organiser des vidéoconférences pour collaborer sur des projets, ils peuvent également facilement discuter, modifier des documents et même partager des fichiers.

Ainsi, l'application Microsoft Teams simplifie non seulement les réunions d'équipe en ligne et améliore les capacités de conférence pour les entreprises, mais augmente également la productivité et la mobilité des entreprises grâce à des capacités d'intégration fluides avec d'autres applications Microsoft ou tierces. De plus, l'application offre une sécurité totale pour vos conversations et vos fichiers, est stable et fiable lors des appels et fonctionne parfaitement même pour les travailleurs de première ligne.

Cela dit, il possède des fonctionnalités très utiles, dont l'une est la possibilité d'envoyer directement un e-mail à toute votre équipe en même temps. Jetons un coup d'œil à certaines de ses fonctionnalités spéciales de messagerie.

Fonctionnalités exclusives de la fonctionnalité de messagerie de Microsoft Teams

Comme mentionné précédemment, l'application Teams vous aide non seulement à partager des documents et des discussions importants entre des groupes ou des individus, mais vous permet également d'envoyer des fichiers et d'autres pièces jointes lors de conversations par courrier électronique avec Teams. Même si la communication d'équipe en ligne a parcouru un long chemin grâce à d'autres fonctionnalités avancées, le courrier électronique est toujours aussi important. Par conséquent, Microsoft s'est assuré de conserver la fonctionnalité de messagerie pour les équipes tout en pouvant utiliser d'autres fonctionnalités en même temps.

En fait, Microsoft facilite le déplacement des conversations de la messagerie électronique vers Teams.

À cette fin, le géant de la technologie a lancé une nouvelle fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de Windows d'envoyer des e-mails à un canal Teams entier à la fois. De plus, il prend en charge la levée des drapeaux, le formatage du texte et l'ajout de pièces jointes nécessaires au fonctionnement de votre entreprise.

Cependant, avant de pouvoir envoyer des e-mails aux canaux dans Teams, vous devez activer cette fonctionnalité dans l'application. Voyons comment :

Comment activer l'intégration de la messagerie dans Microsoft Teams

L'activation de cette fonctionnalité vous aidera à utiliser une adresse e-mail pour envoyer des e-mails à des canaux spécifiques dans l'application Teams. Mieux encore, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour envoyer des e-mails à n’importe quel canal d’une équipe spécifique qui en dispose. Voici comment activer l'intégration de la messagerie dans l'application Teams :

*Remarque : Ceci est disponible pour les utilisateurs qui ont accès au Centre d'administration Microsoft Teams.

Étape 1 : Lancez le Centre d'administration Microsoft Teams.

Étape 2 : Accédez au point carré dans le coin supérieur gauche du volet (Menu).

Étape 3 : Maintenant, sélectionnez Paramètres à l'échelle de l'organisation dans la liste.

Étape 4 : Ensuite, allez sur le côté droit de la fenêtre, faites défiler vers le bas et sous la section "Intégration de messagerie", activez l'option - Autoriser les utilisateurs à envoyer des e-mails à l'adresse e-mail de la chaîne .

Une fois terminé, vous pouvez désormais envoyer un e-mail à la chaîne sur l'application Teams.

Comment envoyer un e-mail à un canal dans Microsoft Teams

Maintenant que vous connaissez cette merveilleuse fonctionnalité jusqu'ici cachée, suivez ces instructions pour envoyer un e-mail à un canal dans votre application Teams :

Étape 1 : Dans Dans les Teams , accédez au canal spécifique auquel vous souhaitez envoyer l'e-mail.

Étape 2 : Maintenant, sur le côté gauche de l'écran, sous la section Votre équipe, cliquez sur les trois points horizontaux (...) à côté de Général et sélectionnez Obtenir une adresse e-mail .

Vous pouvez désormais envoyer des e-mails sur cette chaîne.

*REMARQUE –Vous pouvez également envoyer un e-mail à un canal en suivant ces instructions :

Étape 1 : Lancez votre application Teams et identifiez le canal d'équipe avec lequel vous souhaitez partager l'e-mail.

*REMARQUE -Chaque canal se voit attribuer son propre identifiant de messagerie, alors faites un clic droit sur la chaîne souhaitée et copiez l'adresse e-mail que vous voyez.

Étape 2 : Ensuite, ouvrez Microsoft Outlook, vous pouvez maintenant accéder au message précédent que vous avez écrit et enregistré dans les brouillons, ou simplement rédiger un nouveau message.

Maintenant, allez dans le champ « À » et collez l'e-mail que vous avez copié à l'Étape 1. Une fois terminé, appuyez sur le bouton Envoyer comme vous le feriez avec un e-mail normal dans n'importe quelle autre application de messagerie.

*REMARQUE – Les pièces jointes des e-mails sont automatiquement téléchargées et enregistrées dans un dossier nommé « E-mail » dans l'onglet « Fichiers » . Si le dossier n'existe pas par défaut, l'application Teams le crée pour enregistrer les e-mails et les pièces jointes.

Ces fichiers peuvent être ouverts et modifiés directement dans l'application Teams ou toute autre application de bureau ou SharePoint etc. Il vous permet également d'ajouter des métadonnées à ces fichiers, de les synchroniser, etc. Cependant, une fois que vous commencez à modifier ces fichiers, ils deviennent de nouvelles copies des pièces jointes réelles, de sorte que les modifications que vous apportez à ces fichiers ne sont pas ajoutées aux pièces jointes d'origine de l'e-mail. Ce seront donc des copies complètement distinctes.

C'est ainsi que vous pouvez envoyer un e-mail à votre chaîne directement sur l'application Teams au lieu d'envoyer manuellement un e-mail à chaque membre de l'équipe individuellement. De cette façon, vous réduisez le risque d’erreurs et assurez-vous que tous les membres de l’équipe spécifique au canal sont inclus dans l’e-mail et que personne n’est laissé de côté.

Ce qu'Outlook fait ici, c'est enregistrer l'adresse e-mail par défaut ainsi que l'adresse e-mail avec laquelle vous correspondez. C'est comme lorsque vous commencez à saisir une adresse e-mail dans le champ « À » d'un e-mail ordinaire et que celui-ci commence à se remplir automatiquement avec des suggestions. Cela signifie que lorsque vous envoyez un e-mail à une chaîne, l'application mémorisera automatiquement toutes les adresses e-mail pour une utilisation ultérieure.

Ainsi, à l'avenir, chaque fois que vous souhaiterez envoyer un e-mail au même canal, vous pourrez choisir parmi les adresses e-mail que vous avez enregistrées dans le champ À et cela apparaîtra automatiquement. C'est ainsi que Microsoft vous rend la vie meilleure. moyen facile.

Comment ouvrir un e-mail dans un canal Microsoft Teams

Une fois que vous avez envoyé un e-mail à un canal spécifique de votre équipe dans l'application Microsoft Teams, la personne qui reçoit l'e-mail dispose de plusieurs façons pour l'ouvrir et l'afficher.

• Ils peuvent ouvrir et lire les e-mails directement dans l'application Teams. De cette façon, les destinataires n'ont pas besoin d'ouvrir une application distincte pour afficher ou télécharger l'e-mail, ce qui rend l'expérience globale très simple et fluide.
• Les destinataires de cette chaîne peuvent choisir de télécharger l'e-mail lui-même ou même de l'ouvrir dans l'application de messagerie Outlook et de le lire.
• Alternativement, l'équipe qui a reçu l'e-mail peut également cliquer pour ouvrir et télécharger la pièce jointe, puis la visualiser.

Non seulement cela vous aide à envoyer facilement des e-mails à un canal spécifique dans l'application Teams, mais cela facilite également la tâche des destinataires du canal.

Comment restreindre les publications sur un canal par e-mail

Si vous êtes un administrateur d'équipe, vous pouvez contrôler qui peut publier sur Microsoft Teams en utilisant cette adresse e-mail (adresse e-mail du canal). Voici comment restreindre les publications sur une chaîne par courrier électronique :

Étape 1 : Ouvrez l'application Microsoft Teams et accédez à la chaîne que vous souhaitez contrôler.

Étape 2 : Ensuite, sur le côté gauche du volet, cliquez sur les trois points horizontaux ( … ), puis cliquez sur Paramètres avancés.

Étape 3 : Maintenant, sous la section Obtenir une adresse e-mail, sélectionnez l'option – Tout le monde peut envoyer des e-mails à cette adresse.

Cela vous aidera à contrôler qui peut publier sur la chaîne en utilisant cette adresse e-mail.

Répondre aux e-mails des chaînes

Après avoir reçu un e-mail dans un canal de l'application Teams, les membres de l'équipe peuvent désormais en discuter, connecter tous les fichiers liés à l'e-mail et identifier des collègues ou d'autres canaux pour les inclure dans le discussion, partagez des documents, des mèmes, des GIF et bien plus encore.

Cependant, si vous répondez au message, il restera dans l'équipe et ne sera pas envoyé en réponse à l'e-mail d'origine. Par conséquent, si vous essayez de répondre à l'e-mail d'origine, Teams affichera un message d'alerte : "Cette conversation n'est en aucun cas liée au fil de discussion associé à cet e-mail. "

Ce qui précède est le contenu détaillé de. pour plus d'informations, suivez d'autres articles connexes sur le site Web de PHP en chinois!