協同OA辦公系統是指將現代化辦公室和電腦網路功能結合起來的一種新型的辦公室方式。在行政機關中，大都把辦公室自動化叫做電子政務，企事業單位大都叫OA，即辦公室自動化。透過實現辦公室自動化，或者說實現數位化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最後實現提高決策效能的目的。
發展歷程
在科技推動下，在概念上歷經了辦公室自動化時代、協同軟體時代、協同辦公時代，在技術上經歷了php時代、 domino時代、.NET時代和java時代，在應用範圍上經歷了電子郵件時代、公文管理時代、知識文檔時代、工作流程時代，概念、技術、功能不斷升級換代。時至今日，OA辦公系統已進入到新一代的協同OA辦公系統時代。而在新一代協同OA辦公系統軟體中的知識管理能力已成為企業的核心競爭能力之一。
系統實施
近年來資訊化領域迎來了OA辦公系統的發展高潮，成百上千的軟體廠商投身其中，期待淘到一桶金，然而在魚龍混雜、泥沙俱下的淘金潮中，很多客戶的OA系統建設陷入進退兩難的尷尬境地，如同雞肋，這讓更多的客戶裹足不前，結合十幾年的諮詢和實施經驗，提出了“團隊、工具、方法論，一個都不能少的」的實施理念，提煉了基於企業整體資訊化規劃，結合客戶個性化需求的個性化成功地圖，在該地圖中，為幫助企業IT戰略通往成功之路，實施階段需要在團隊建立、工具完善和管理方法論上下足功夫。
團隊建立是專案成功實施的基礎
專案經理的人選要求是具備一定軟體技術的、更強調非技術面的顧問諮詢、專案管理的綜合素質很強的人才。有效控制專案品質、專案進度、帶領團隊成功完成專案實施，是專案經理的職責，而不是合約簽訂下來，派個會用產品的低端技術員去裝好產品就了事了。以專案經理為中心，建立領導小組、專案辦公室、應用小組、技術小組、諮詢小組，形成團隊，這將是專案推進和成功的基礎。
專案團隊從軟體應用的角度，幫助客戶的實現管理落地。專案經理總在想辦法讓客戶的OA系統發揮效益，而不是只要驗收付款就萬事大吉。同一個軟體交給不同的企業去用，他們的應用效果絕對不一樣。專案經理的一個重要任務就是結合客戶的實際業務狀況，指導客戶將已有功能用的爐火純青，使一般使用者能得到滿足需求的、美觀的、易用的、有創意的、靈活的、變通的功能應用，進而幫助客戶實現系統應用效果最大化。
完善工具是提高專案實施效率的保障
協同OA系統的實施是一個複雜的系統工程，因為一方面OA系統的實施是全員的，涉及面很廣，一方面OA系統的實施涉及到眾多業務系統的集成，是跨系統的，另一方面OA系統的實施週期較長，不是三五天可以解決問題，因此，若要全面提高專案的實施效率，必須借助先進的工具。
在協同OA系統的實施過程中，首先會採用專案管理軟體，對OA系統的整個專案進行階段劃分、人員分工、任務分解、文件共享、流程協作和資源調度，並且透過OA系統雙系統運作的方式，為客戶提供更快的融入和學習支撐，在實施過程中，還提供了專家支持系統對專案中的問題處理進行專家診斷和問題排除，同時，實施過程中，提供了各種專業的電子工具，幫助對流程進行品質控制，這些都將大大提高實施的效率。
標準化的實施管理有助於保障實施的品質
所謂標準化實施管理方案，是透過專案管理理論的支撐，對專案過程進行標準化的品質控制，一般情況下，都會嚴格都參照成熟的專案管理體系，對專案流程進行全過程管控，將專案劃分成7個關鍵階段，每個階段拆分成5-8條核心任務，每專案任務責任到人、設定完成和交付標準，並且透過製程文件的交付和檢查，對專案進行多維度品質管控，從而保證最終的上線會是可靠的、可用的、可交付的，從而大大提高了使用者的滿意度。
系統特徵
結合十多年來服務成千上萬的客戶的經驗，九思軟體的CEO王海波提出了在OA選型時需要關注的四點：
一、關注OA的本質
OA辦公系統選型
選型小組的負責人要深刻認識到OA軟體是全員資訊化，其本質是全員工作模式和企業管理模式的一次變革，在現在的選型過程中，可能涉及到較多的部門，在未來的應用推廣過程中，一定是一把手工程，因此要基於全員去安排需求調查、產品選型、應用推廣和整合整合等工作安排和工作節奏。
二、關注核心價值
OA軟體的應用範疇涉及所有知識性員工，是全員資訊化的第一階。既然是全員應用，提高全員的工作效率而不是某個部門、某個領導、某個人的效率，成為OA軟體的核心價值定位，如果以通用性和經常性兩個緯度對OA軟體的功能進行篩選的話，OA軟體的核心應用是：流程審核、協同工作、公文管理（國企和政府機關）、溝通工具、文件管理、資訊中心、電子論壇、計畫管理、專案管理、任務管理、會議管理、關聯人員、系統整合、入口網站客製化、通訊錄、工作便條、問卷調查、常用工具（電腦、萬年曆等）。如果以為企業帶來價值大小的緯度對所有功能模組評估的話，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模組、協同工作模組、專案管理模組為企業帶來的了80%的價值，而其餘的模組帶來20%的價值。
因此抓大放異彩小，重點檢視工作流程、協同工作、專案管理的技術水準，成為產品選型的不二選擇。
三、關注廠商態度
OA軟體是涉及全員使用的管理軟體，因此採購OA軟體與採購財務軟體、硬體設備不同，不是簡單的、一次性的買賣交易，而是持續一年甚至多年的管理變革、諮詢和人工服務，在這個過程中，需要持續不斷的與廠商互動，來解決實施、應用、推廣過程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調整、軟體整合等等問題。
在持續出現的、紛繁複雜的問題面前，客戶如果面對的只是一個普通銷售人員或者普通實施人員，是無法調動整個組織進行資源協調和支持的，因此選擇產品的同時，也要重點檢視OA廠商的態度，判斷他們是否重視你，選擇一個愛你的人，遠比選擇一個你愛的人重要。
而管理軟體領域內，眾所周知的潛規則是：領導只參與和出席公司認為重要的專案選型，領導的層級越好，說明對你越重視，也意味著過程中遇到問題後，資源協調到位的可能性越大。
四、關注成本控制
很多客戶的CIO或資訊化負責人，在評估OA軟體的成本是，只是簡單的考慮到公司在OA軟體專案上的預算和供應商的報價，而忽略了OA軟體部署的軟硬體環境成本、軟體實施過程中參與人員的時間成本、培訓成本、未來的維護難度和服務成本、未來資料整合的開發成本、升級成本和資料遷移成本等等，因此往往陷入「撿了芝麻、丟了西瓜」的尷尬境地。
五，政府資訊化需求開啟OA辦公系統平台化時代
伴隨著資訊化在國內的發展，近年來企事業單位和政府機關陸續部署了大量的IT系統，如OA辦公系統、ERP、CRM等等，這些資訊化系統在早期讓使用者享受了資訊化的成果，但隨著使用者對資訊化建設的要求越來越高，也面臨著升級換代的壓力，以OA辦公系統為例。
OA辦公系統經過多年的發展，其內涵不斷延伸，功能也由原先的行政辦公資訊服務，逐步擴大延伸到組織內部的各項管理活動環節，成為組織運作資訊化的一個重要組織部分。同時市場與競爭環境的快速變化，使得OA辦公系統承擔更多的任務，使用者也更關注如何方便、快速地實現內部各級組織、各部門以及人員之間的協同、內外部各種資源的有效組合、提供員工高效率的協作工作平台。
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