在先前的文章《Excel圖表學習之創建有目標值的多系列多條件柱狀圖》中，我們了解了一個Excel圖表教程，而今天我們分享一篇整理考勤資料的教程，就簡單兩個公式，學會後，不管你公司有多少人都不帶怕的。
考勤機幾乎是每個公司都會使用的，而每到月初月末，整理考勤機導出的考勤數據，需要耗費我們大量的時間，今天教給大家兩個公式，一分鐘就可以整理出考勤數據。
我們平時從考勤機導出的考勤數據，透過Excel打開後基本上都是這樣的格式：
為了進一步統計考勤數據，希望將上面的這種格式整理為這樣的效果：
每人每天的打卡記錄在同一行，並且根據上下班時間比對後標註出異常情況。
上下班時間規定如下：
上午上班時間8:00，上午下班時間12:00，下午上班時間13:30，下午下班時間17:30
#要實現這種效果的轉換，感覺是非常麻煩的一件事，其實只要掌握兩個公式和一些基本的操作技巧，一分鐘就可以完成，下面就來看看如何實現吧。
一、基礎資料整理
在基礎資料的右邊新增幾列，將時間分為上午上班、上午下班、下午上班和下午下班四列，並且標註出對應的時間：
將卡號、人員和日期三列複製到右邊對應的位置，然後使用“刪除重複項”功能：
點擊確定後會刪除重複的內容，每人每天只保留一行：
二、使用公式備註打卡時間
#為了方便對打卡時間進行統計，首先要根據上下班時間進行備註，實現下圖中的效果：=IF(D2=$L$1,D2< ;=$O$1),$L$2,"")&IF(AND(D2>=$P$1,D2=$N$1,$ N$2,"")，雙擊填滿可達到圖中的效果。
第一個IF為：=IF(D2
當d2（打卡時間）小於等於k1（上午上班時間）時，if函數的結果為k2（上午上班這四個字），否則回傳空值；第二個if為 ：IF(AND(D2>=$L$1,D2
第三個if為：IF(AND(D2>=$P$1,D2
當d2（打卡時間）大於等於p2（人為規定上班打卡開始時間）同時小於等於M1（下午上班時間）時，if函數的結果為M2（下午下班這四個字），否則傳回空值。
第四個if為：IF(D2>=$N$1,$N$2,"")
當d2（打卡時間）大於等於N1（下午下班時間）時，if函數的結果為N2（下午下班這四個字），否則傳回空值。
完成了備註資訊之後，就該把對應的時間填入對應的區域內，這時候可以用一個公式右拉下拉就能完成時間的填充，一起來看看是哪個神奇的公式吧。
三、填入時間
在K2單元格輸入公式：
=TEXT(SUMIFS($ D:$D,$C:$C,$J3,$A:$A,$H3,$E:$E,K$2),"hh:mm:ss;;異常;")
右拉下拉即可完成時間的填滿。
這個公式用到了兩個函數，text和sumifs，來看看公式的原理吧。
sumifs函數的結構為sumifs（要求和的資料區域，條件區域1，條件1，條件區域2，條件2…），在今天的例子我們用了三個條件，實際求和的是D列，三個條件分別是日期、卡號和備註訊息，符合三個條件的數字都是唯一的，所以求和結果和引用結果是一致的。
因此公式為：
SUMIFS($D:$D,$C:$C,$J3,$A:$A,$H3,$E:$E ,K$2)
使用公式得到結果是這樣的一些數字，因為在Excel中，日期和時間的本質都是數字，整數代表日期，而小數就代表時間，將上述區域單元格格式改為時間再看看效果，數字都變成了具體的時間，如下所示：
小結：
1、合理利用輔助列：考勤資料的整理歷來都是比較麻煩的問題，一步到位往往非常困難，此時合理的利用輔助列就能將問題的難度一下子降低不少。 2、公式不能萬能的：考勤的基礎數據就是時間，還有相關的規定共同組成了數據之間的邏輯關係，本例適合比較規範的情況，如果是多種班次並存的情況，就不能透過這種方法來實現了，還要結合每個人的班次對應的上下班時間來綜合考慮，就需要考勤機的配套軟體來完成數據的統計匯總。 相關學習推薦：以上是實用Excel技巧分享：快速整理考勤資料！的詳細內容。更多資訊請關注PHP中文網其他相關文章！
