檔案管理系統提供給使用者的功能是「依檔案名稱管理檔案」。從使用者角度來看，文件管理系統主要是實現"按名取存"，文件管理系統的使用者只要知道所需文件的文件名，就可訪問文件中的信息，而無需知道這些文件究竟存放在什麼地方。
本教學操作環境：windows7系統、Dell G3電腦。
作業系統中的檔案管理系統提供給使用者的功能是：依檔案名稱管理檔案。
檔案管理是作業系統的五大功能之一，主要涉及檔案的邏輯組織和實體組織，目錄的結構和管理。所謂文件管理，就是作業系統中實現文件統一管理的一組軟體、被管理的文件以及為實施文件管理所需的一些資料結構的總稱（是作業系統中負責存取和管理文件資訊的機構）。
從系統角度來看，檔案系統是對檔案記憶體的儲存空間進行組織，分配和回收，負責檔案的存儲，檢索，共享和保護。
從使用者角度來看，檔案系統主要是實作"按名取存"，檔案系統的使用者只要知道所需檔案的檔案名，就可存取檔案中的信息，而無需知道這些文件究竟存放在什麼地方。
文件管理的功能
① 集中存儲，統一的文檔共享
②權限管理，可針對用戶、部門及職位進行細粒度的權限控制，控制使用者的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、列印、訂閱等操作
③ 全文索引，可索引Office、PDF等文件內容，快速從海量資料中精準查找所需文件
④ 文檔審計，描述了文檔生命週期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，透過審計跟踪您可以全局掌握系統內部所有文件的操作情況。
⑤ 版本管理，文件關聯多版本，避免錯誤版本的使用，同時支援歷史版本的檢視、回退與下載。
⑥ 自動編號，可自由組合設計編號規則。
⑦ 鎖定保護，文件作者和管理權使用者可將文件鎖定，確保文件不會被隨意修改。當文件需要修改或刪除時，可以解鎖，並確保文件的正常操作。
⑧ 規則應用，系統支援為目錄設定規則，指定動作、條件和操作，當動作觸發符合設定的條件，系統則自動執行規則的操作。
⑨ 儲存加密，檔案採用加密存儲，防止檔案擴散，全面保證企業級資料的安全性和可靠性。
⑩資料備份，支援資料庫備份與完整資料備份雙重保護，全面保障系統內部資料安全性。使用者可自行設定備份時間及位置，到達指定時刻，系統自動執行備份作業。
⑪ 文件借閱，借出過程中可控制使用者存取權限。被借閱用戶會收到系統發送的即時訊息通知。系統支援會根據時間對借出的文件自動進行收回處理。
⑫ 審核流程，可自訂審核流程，實現流程固化，解決企業內部流程審核混亂的問題。
⑬ 統計報表，自動統計人員、部門文件使用情況和文件的儲存情況
#文件管理的工具
常見問題欄位！
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