Apakah itu sistem pejabat kolaboratif oa

Sistem pejabat OA kolaboratif merujuk kepada kaedah pejabat baharu yang menggabungkan fungsi pejabat moden dan rangkaian komputer. Di kalangan agensi pentadbiran, kebanyakan mereka memanggil automasi pejabat e-kerajaan, dan kebanyakan perusahaan dan institusi memanggilnya OA, iaitu automasi pejabat. Dengan merealisasikan automasi pejabat, atau pejabat digital, struktur organisasi pengurusan sedia ada boleh dioptimumkan, sistem pengurusan boleh diselaraskan, dan berdasarkan peningkatan kecekapan, keupayaan pejabat kolaboratif dapat ditingkatkan, ketekalan pembuatan keputusan dapat diperkukuh, dan akhirnya tujuan untuk meningkatkan kecekapan membuat keputusan dapat dicapai.

Sejarah Pembangunan

Didorong oleh teknologi, secara konsepnya ia telah melalui era automasi pejabat, perisian kolaboratif, dan pejabat kolaboratif Secara teknikalnya ia telah mengalami era PHP, era domino, era .NET dan era java Dari segi skop, ia telah mengalami era e-mel, era pengurusan dokumen, era dokumen pengetahuan, dan era aliran kerja, dan konsep, teknologi dan fungsinya telah ditingkatkan secara berterusan. Hari ini, sistem pejabat OA telah memasuki generasi baharu era sistem pejabat OA kolaboratif. Keupayaan pengurusan pengetahuan dalam generasi baharu perisian sistem pejabat OA kolaboratif telah menjadi salah satu daya saing teras perusahaan.

Pelaksanaan Sistem

Dalam beberapa tahun kebelakangan ini, bidang maklumat telah membawa kepada kemuncak pembangunan sistem pejabat OA telah mengabdikan diri mereka, berharap untuk mencari seperiuk emas , terdapat beg campuran ikan dan naga , pembinaan sistem OA ramai pelanggan telah jatuh ke dalam dilema, seolah-olah ia tidak berguna, yang membuat lebih ramai pelanggan teragak-agak untuk bergerak ke hadapan. kami mengemukakan idea "pasukan, alat, metodologi, tiada satu pun daripada mereka boleh hilang" Konsep pelaksanaan memperhalusi peta kejayaan yang diperibadikan berdasarkan perancangan maklumat keseluruhan perusahaan dan digabungkan dengan keperluan individu pelanggan Dalam peta ini, untuk membantu strategi IT perusahaan membawa kepada kejayaan, fasa pelaksanaan memerlukan pembinaan pasukan, penambahbaikan alat dan pengurusan Banyak usaha telah dimasukkan ke dalam metodologi.

Pembinaan pasukan adalah asas untuk kejayaan pelaksanaan projek

Pengurus projek dikehendaki menjadi seorang yang mempunyai kemahiran perisian tertentu dan penekanan yang kuat terhadap perundingan bukan teknikal dan pengurusan projek. Adalah menjadi tanggungjawab pengurus projek untuk mengawal kualiti projek, kemajuan projek dengan berkesan dan memimpin pasukan untuk menyelesaikan pelaksanaan projek dengan jayanya. Ia bukan tanggungjawab pengurus projek untuk menandatangani kontrak dan menghantar juruteknik rendah yang tahu cara menggunakan produk untuk memasang produk. Dengan pengurus projek sebagai pusat, kumpulan kepimpinan, pejabat projek, kumpulan aplikasi, kumpulan teknikal, dan kumpulan perunding ditubuhkan untuk membentuk satu pasukan Ini akan menjadi asas untuk kemajuan dan kejayaan projek.

Pasukan projek membantu pelanggan melaksanakan pengurusan dari perspektif aplikasi perisian. Pengurus projek sentiasa cuba mencari cara untuk menjadikan sistem OA pelanggan berkesan, bukannya hanya menerima pembayaran dan semuanya akan baik-baik saja. Jika perisian yang sama digunakan oleh syarikat yang berbeza, kesan aplikasinya akan berbeza sama sekali. Tugas penting pengurus projek adalah untuk menggabungkan situasi perniagaan sebenar pelanggan dan membimbing pelanggan menggunakan fungsi sedia ada dengan sempurna, supaya pengguna biasa boleh mendapatkan fungsi yang memenuhi keperluan mereka, cantik, mudah digunakan, kreatif, aplikasi yang fleksibel dan boleh disesuaikan untuk membantu pelanggan memaksimumkan kesan aplikasi sistem.

Alat yang sempurna adalah jaminan untuk meningkatkan kecekapan pelaksanaan projek

Pelaksanaan sistem OA kolaboratif adalah projek sistem yang kompleks, kerana dalam satu pihak, pelaksanaan sistem OA melibatkan semua pekerja dan melibatkan pelbagai aspek; sebaliknya, pelaksanaan sistem OA melibatkan Penyepaduan banyak sistem perniagaan adalah sistem silang Sebaliknya, kitaran pelaksanaan sistem OA adalah panjang, dan masalah itu tidak dapat diselesaikan dalam masa tiga hingga lima hari , jika kita ingin meningkatkan kecekapan pelaksanaan projek secara menyeluruh, kita mesti menggunakan alat canggih.

Dalam proses pelaksanaan sistem OA kolaboratif, perisian pengurusan projek mula-mula akan digunakan untuk membahagikan keseluruhan projek sistem OA kepada berperingkat, pembahagian kakitangan, penguraian tugas, perkongsian dokumen, kerjasama proses dan penjadualan sumber, dan beroperasi melalui sistem dwi cara sistem OA untuk menyediakan pelanggan dengan integrasi yang lebih pantas dan sokongan pembelajaran Semasa proses pelaksanaan, sistem sokongan pakar juga disediakan untuk menjalankan diagnosis pakar dan penyelesaian masalah dalam projek , pelbagai perkhidmatan profesional telah disediakan untuk membantu dengan kawalan kualiti proses akan meningkatkan kecekapan pelaksanaan.

Pengurusan pelaksanaan piawai membantu memastikan kualiti pelaksanaan

Apa yang dipanggil pelan pengurusan pelaksanaan piawai adalah untuk menjalankan kawalan kualiti piawai bagi proses projek melalui sokongan teori pengurusan projek Dalam keadaan biasa, ia akan merujuk kepada pengurusan projek matang Sistem mengawal keseluruhan proses projek, membahagikan projek kepada 7 peringkat utama, dan membahagikan setiap peringkat kepada 5-8 tugas teras Setiap tugas projek diberikan kepada orang yang bertanggungjawab, penyiapan dan piawaian penghantaran ditetapkan, dan memproses dokumen diluluskan Penghantaran dan pemeriksaan, dan kawalan kualiti berbilang dimensi projek untuk memastikan pelancaran akhir boleh dipercayai, tersedia dan boleh dihantar, sekali gus meningkatkan kepuasan pengguna.

Ciri Sistem

Digabungkan dengan pengalaman berkhidmat kepada ribuan pelanggan selama lebih sepuluh tahun, Wang Haibo, Ketua Pegawai Eksekutif Jiusi Software, mencadangkan empat perkara yang perlu diberi perhatian apabila memilih OA:

1 perhatian kepada intipati OA

Pemilihan sistem pejabat OA

Orang yang bertanggungjawab ke atas pasukan pemilihan mesti mempunyai pemahaman yang mendalam bahawa perisian OA adalah pemformatan untuk semua pekerja, dan intipatinya ialah perubahan dalam model kerja dan model pengurusan perusahaan semua pekerja Dalam proses pemilihan semasa, banyak jabatan mungkin terlibat. Dalam proses promosi permohonan akan datang, ia mestilah projek teratas, jadi pengaturan kerja dan rentak kerja seperti penyelidikan permintaan, pemilihan produk, promosi aplikasi dan integrasi mesti diatur berdasarkan semua pekerja.

2. Fokus pada nilai teras

Skop aplikasi perisian OA melibatkan semua pekerja berpengetahuan dan merupakan langkah pertama dalam pemformatan semua pekerja. Memandangkan ia adalah aplikasi untuk semua pekerja, meningkatkan kecekapan kerja semua pekerja dan bukannya kecekapan jabatan tertentu, pemimpin tertentu, atau orang tertentu telah menjadi kedudukan nilai teras perisian OA Jika fungsi perisian OA adalah dinilai daripada dua dimensi fleksibiliti dan keteraturan, Dari segi saringan, aplikasi teras perisian OA ialah: kelulusan proses, kerja kolaboratif, pengurusan dokumen (perusahaan milik negara dan agensi kerajaan), alat komunikasi, pengurusan dokumen, pusat maklumat, forum elektronik, pengurusan pelan, pengurusan projek, pengurusan tugas, pengurusan mesyuarat, Kakitangan berkaitan, penyepaduan sistem, penyesuaian portal, buku alamat, nota kerja, soal selidik, alatan biasa (komputer, kalendar kekal, dll.). Jika semua modul berfungsi dinilai berdasarkan nilai yang mereka bawa kepada perusahaan, ia pada asasnya mengikut peraturan 80:20 Antaranya, modul aliran kerja, modul kerja kolaboratif dan modul pengurusan projek membawa 80% daripada nilai kepada perusahaan. manakala Modul selebihnya membawa nilai 20%.

Oleh itu, memberi tumpuan kepada yang besar dan melepaskan yang kecil, memberi tumpuan kepada pemeriksaan tahap teknikal proses kerja, kerja kolaboratif dan pengurusan projek telah menjadi pilihan terbaik untuk pemilihan produk.

3. Perhatikan sikap pengeluar

Perisian OA adalah perisian pengurusan yang digunakan oleh semua pekerja Oleh itu, membeli perisian OA adalah berbeza daripada membeli perisian kewangan dan peralatan perkakasan. transaksi pembelian dan penjualan masa, tetapi berlangsung selama setahun atau bahkan Tahun perubahan pengurusan, perundingan dan perkhidmatan manual memerlukan interaksi berterusan dengan pengeluar untuk menyelesaikan pelbagai perubahan permintaan, pemprosesan BUG, ​​pelarasan fungsi, integrasi perisian, dll. yang dihadapi semasa pelaksanaan, aplikasi, dan soalan kenaikan pangkat.

Dalam menghadapi masalah yang berterusan dan rumit, jika pelanggan hanya berhadapan dengan jurujual biasa atau kakitangan pelaksana biasa, mereka tidak akan dapat menggerakkan seluruh organisasi untuk penyelarasan dan sokongan sumber Oleh itu, apabila memilih produk, mereka juga mesti fokus pada pemeriksaan Sikap pengeluar OA menentukan sama ada mereka menghargai anda Memilih seseorang yang mencintai anda adalah jauh lebih penting daripada memilih seseorang yang anda cintai.

Dalam bidang perisian pengurusan, peraturan tidak dituturkan yang terkenal ialah: pemimpin hanya mengambil bahagian dalam dan menghadiri pemilihan projek yang dianggap penting oleh syarikat masalah yang dihadapi dalam proses, sumber akan Semakin besar kemungkinan penyelarasan akan dilaksanakan.

4 Beri perhatian kepada kawalan kos

Ramai CIO pelanggan atau pengurus maklumat, apabila menilai kos perisian OA, hanya pertimbangkan bajet syarikat untuk projek perisian OA dan sebut harga pembekal, sambil mengabaikan OA Kos persekitaran perisian dan perkakasan bagi penggunaan perisian, kos masa kakitangan yang terlibat dalam proses pelaksanaan perisian, kos latihan, kesukaran penyelenggaraan masa depan dan kos perkhidmatan, kos pembangunan penyepaduan data masa depan, kos naik taraf dan kos migrasi data, dan lain-lain, oleh itu sering jatuh ke dalam "pilih dan pilih". " situasi. Situasi memalukan "kehilangan bijan dan kehilangan tembikai".

Kelima, keperluan pemformatan kerajaan telah membawa kepada era sistem pejabat OA berasaskan platform

Dengan perkembangan pemformatan di China, dalam beberapa tahun kebelakangan ini, perusahaan, institusi dan agensi kerajaan telah menggunakan sejumlah besar sistem IT, seperti sebagai sistem pejabat OA, ERP, CRM, dan lain-lain, sistem maklumat ini membolehkan pengguna menikmati hasil teknologi maklumat pada hari-hari awal Namun, kerana pengguna mempunyai keperluan yang lebih tinggi dan lebih tinggi untuk pembinaan maklumat, mereka juga menghadapi tekanan untuk menaik taraf. Ambil sistem pejabat OA sebagai contoh.

Selepas bertahun-tahun pembangunan, konotasi sistem pejabat OA telah diperluaskan secara berterusan, dan fungsinya secara beransur-ansur berkembang daripada perkhidmatan maklumat pejabat pentadbiran asal kepada pelbagai aktiviti pengurusan dalam organisasi, menjadi bahagian organisasi yang penting dalam pemformatan organisasi. operasi. Pada masa yang sama, perubahan pesat dalam pasaran dan persekitaran yang kompetitif telah menyebabkan sistem pejabat OA mengambil lebih banyak tugas. , dan penggunaan pelbagai sumber dalaman dan luaran Gabungan yang berkesan menyediakan pekerja dengan platform kerja kolaboratif yang cekap.

Atas ialah kandungan terperinci Apakah itu sistem pejabat kolaboratif oa. Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!