So verwalten Sie Dateien auf Ihrem Computer effizient

So verwalten Sie Dateien auf Ihrem Computer effektiv

Basierend auf meinem Arbeitsfeld habe ich eine Ordnerstruktur entworfen, die zu mir passt und fünf Hauptkategorien umfasst: Website, Texterstellung, Tools, Lernmaterialien und historische Daten.

Die Anzahl der Ebenen in der Ordnerstruktur sollte auf zwei Ebenen und höchstens drei Ebenen begrenzt werden. In der Kategorie „Website“ habe ich beispielsweise: Materialien, Quellcode und Backup. Die Kategorie „Copywriting“ umfasst: Arbeitszusammenfassung, Einreichungsmaterialien, Anforderung von Anweisungen und Einreichungsinformationen. Darunter umfasst die Kategorie „Arbeitszusammenfassung“ monatliche Zusammenfassungen und spezielle Arbeiten.

Die Anzahl der Ordner sollte moderat gehalten werden. Eine übermäßige Anzahl von Ordnern bedeutet eine übermäßige Unterteilung, was erstens das Auffinden von Dateien erschwert (die Suchfunktion ist nicht immer verfügbar und erfordert ein sorgfältiges Durchsuchen, um die benötigten Dateien zu finden, zweitens wird es auch schwierig, einen Computer zum Suchen nach Dateien zu verwenden). Dies ist trotz der Geschwindigkeit moderner Computer zu berücksichtigen. Die folgende Abbildung verwendet die Dateien im Laufwerk C als Beispiel.

Stellen Sie sicher, dass die Datei (oder der Ordner) so benannt ist, dass sie ihren Zweck genau widerspiegelt, und vermeiden Sie die Verwendung bedeutungsloser Namen wie Zahlen oder Buchstaben. Andernfalls vergisst man mit der Zeit leicht den genauen Inhalt der Datei. Versuchen Sie bei der Auswahl eines Dateiformats, gängige Formate zu verwenden. Beispielsweise sollten Bilddateien hauptsächlich im JPG-, PNG- oder BMP-Format vorliegen, Dokumentdateien sollten hauptsächlich im DOC-Format vorliegen und Quellcodes sollten als TXT-Dateien gespeichert werden. Dies erhöht die Wiedererkennbarkeit und Benutzerfreundlichkeit des Dokuments.

Verwenden Sie die Rolle der „Abkürzung“. Für Dateien oder Ordner können „Tastenkombinationen“ erstellt werden. Am besten platzieren Sie diese auf dem Desktop, damit sie bei Bedarf in einem Schritt verwendet werden können.

Wie verwalte ich Dokumente auf meinem Computer? Manchmal befinden sich immer mehr Dateien auf meinem Computer

Nehmen Sie sich zunächst die Zeit, Ihre Ordnerstruktur und -hierarchie zu entwerfen. Klassifizieren und verwalten Sie nach Nutzungsgewohnheiten und richten Sie detaillierte Unterordner ein.

Zweitens sollten Sie bei der Benennung des Ordners auf zwei Punkte achten:

1) Der Ordnername ist klar und entspricht den allgemeinen Suchgewohnheiten bei Schlüsselwörtern

2) Nummerieren Sie die Ordner. Häufig verwendete Dokumente haben kleine Nummern und sind vorne angeordnet.

Drittens können Sie bei der Benennung des Ordners, wenn er sich auf die Zeit bezieht, die Zeit als Präfix oder Suffix hinzufügen.

Viertens ist das Benennen von Dateien ähnlich wie das Benennen von Ordnern. Seien Sie also klar. Wenn es sich um die Methode „Datum + Dateiname“ handelt, können Sie Datum und Name durch einen Unterstrich oder „-“ trennen. Die empfohlene Schreibweise für das Datum ist jjjj.mm.tt.

Fünftens: Nutzen Sie die Suchfunktion von Windows gut aus und achten Sie auf die Methoden und Techniken zur Verwendung von Platzhaltern oder fortlaufenden Schlüsselwortabfragen. Wenn außerdem klar ist, dass sich die Datei in einem bestimmten Ordner befindet, durchsuchen Sie nicht die gesamte Datei, um Zeit zu sparen.

Schritte zum Lesen

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Sechstens: Nutzen Sie den Windows Explorer gut. Über die Baumstruktur auf der linken Seite des Ressourcenmanagers können Sie Ordner einfach erweitern und schließen und Dateien oder Ordner schnell kopieren und löschen.

So verwalten Sie Projektdokumente effektiv

Das Projektmanagement umfasst eine große Anzahl von Dokumenten. Die gute Verwaltung von Dokumenten ist ein sehr wichtiger Aspekt im Prozess der guten Projektverwaltung. Dokumentation ist oft eine Kategorie von Projektergebnissen.

Dokumente gut verwalten, einschließlich:

1) Organisieren Sie die Dokumentkategorien. Bei Projekten unterteile ich Dokumente im Allgemeinen in Projektmanagement-Kategorien und Projektinhaltskategorien. Das Projektmanagement umfasst Projektauftrag, Plan, Wochenbericht, Monatsbericht usw., die in der Projektkommunikation klar sein müssen. Der andere ist der Projektinhalt, einschließlich Systemanforderungen, Design, Tests, Bereitstellung, Benutzerhandbücher usw. Dieser variiert je nach Projekttyp.

2) In einwandfreiem Zustand können Projektmitglieder Dokumente nach Kategorien einreichen. Es gibt bestimmte Standards für die Diskussion, Änderung und Freigabe von Dokumenten, die alle Projektmitglieder verstehen können.

3) Ein praktisches und sicheres Tool zur Dokumentenverwaltung, das zumindest eine einheitliche Dokumentenspeicherung, Dokumentenfreigabe, Versionsverwaltung, Volltextsuche, Berechtigungskontrolle usw. bietet.

4) Fördern Sie die Diskussion rund um die Dokumentation. Die bloße Speicherung von Dokumenten ist eine Verschwendung, wenn sie nicht genutzt wird. Um die Dokumente miteinander zu verbinden und wirksam zu machen, müssen verschiedene Kommunikationsmittel eingesetzt werden.

Das obige ist der detaillierte Inhalt vonSo verwalten Sie Dateien auf Ihrem Computer effizient. Für weitere Informationen folgen Sie bitte anderen verwandten Artikeln auf der PHP chinesischen Website!