Die leistungsstärkste Methode zur Dateiklassifizierung und -organisation

Die stärkste Methode zur Klassifizierung von Dateien kann anhand der folgenden Punkte erfolgen:

1. Benennung von Dateien

1 ) Verwenden Sie Dokumentnummer, Kunde/Lieferant, Projekt-/Produktname, Problem, Dokumenttyp, Schlüsselwörter usw., um die Dateien im Arbeitsdokument zu benennen.
2) Bei der Dateibenennung sollten gebräuchliche Wörter verwendet werden, um bei zukünftigen Suchen Fuzzy-Suchen basierend auf Eindrücken zu erleichtern.
3) Der Dateititel muss den Dokumentinhalt kurz zusammenfassen können und vermeiden Sie die Verwendung von Standarddateinamen wie „Neues Microsoft Word-Dokument“.
4) Wenn es eine Reihe von Dokumenten mit ähnlichem Inhalt gibt, können die wichtigsten Unterschiede zwischen den Dokumenten als Teil des Dateinamens verwendet werden, wie zum Beispiel: EMC_TEST_REPORT_RE_1;
5) Wenn Sie ein Dokument von anderswo erhalten und mit anderen kommunizieren müssen, können Sie den Namen der Quelldatei vorübergehend behalten.

2. Klassifizierung von Dateien
Je nach Art der persönlichen Arbeit kann der Katalog unterschiedlich klassifiziert werden: nach Projekt, nach Produkt oder nach dem Inhalt der eigenen Arbeit.
Die Klassifizierungsprinzipien lauten wie folgt:
1) Der Katalog der ersten Ebene sollte versuchen, alle Kategorien abzudecken. Das heißt, fast alle relevanten Dokumente lassen sich korrekt einer dieser Kategorien zuordnen.
2) Fügen Sie vor dem Ordnernamen eine Seriennummer hinzu und vereinheitlichen Sie die Reihenfolge der Dokumente nach Namen, z. B. „01_Projektvertrag“. Bei einigen häufig verwendeten Dokumenten können Sie sie nach 01 oder 99 sortieren, sodass Sie die Dokumente an einem vertrauten Ort öffnen können.
3) Bei Dateien, die zu zwei Ordnern gehören, d. h. der Dateiinhalt mit den beiden Ordnern übereinstimmt, können Sie ein Dokument in einem der beiden Ordner ablegen und die Datei im Verknüpfungssymbol des anderen Ordners ablegen.
4) Reduzieren Sie die Anzahl der Ordnerebenen so weit wie möglich.
5) Die Benennungsregeln beziehen sich auf die Dateibenennungsregeln und sind einfach gehalten.

3. Verwendung von Suchsoftware
1) Dateinamensuche: Empfohlenes Tool, schnell, klein, auf zufälligen Start eingestellt, Tastenkombinationen festlegen, bei Bedarf schnell aufrufen aus.
2) Suche nach Dateiinhalten: Filelocator Pro unterstützt die Suche nach Dokumentinhalten. Es wird empfohlen, Filterdateiformate und allgemeine Arbeitsverzeichnisse für Dokumente festzulegen, um die Suchzeit zu verkürzen.

4. Erstellung von Vorlagendateien
1) Verzeichnisvorlage: Es wird empfohlen, dass ähnliche Verzeichnisklassifizierungen die gleiche oder eine ähnliche Dateiverzeichnisstruktur verwenden, um die entsprechenden Dateien entsprechend den Gewohnheiten schnell zu finden .
2) Dokumentvorlage: Wenn der Arbeitsinhalt erheblich dupliziert ist, erstellen Sie eine leere Vorlage mit vollständiger Struktur und ohne Inhalt und versetzen Sie sie in den schreibgeschützten Modus. Füllen Sie die Vorlage beim Schreiben bestimmter Dokumente entsprechend aus Vorlageninhalte bearbeiten und einige Verzeichnisstrukturen hinzufügen oder löschen.

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