資料清單，指在Excel中按記錄和欄位的結構特徵所組成的資料區域。
Excel可以對資料清單執行各種資料管理和分析功能，包括查詢、排序、篩選以及分類匯總等資料庫基本操作。 資料清單是一種包含一行列標題和多行資料且每行同列資料的類型和格式完全相同的Excel工作表。
在Excel 2000中，資料庫是作為一個資料清單來看。我們可以理解資料清單就是資料庫。在一個資料庫中，資訊會按記錄儲存。每個記錄中包含資訊內容的各項，稱為欄位。
為了讓Excel自動將資料清單當作資料庫，建構資料清單的要求主要有：
列標誌應位於資料清單的第一行，用以尋找和組織數據、建立報告。
同一列中各行資料項目的類型和格式應當完全相同。
避免在資料清單中間放置空白的行或列，但需將資料清單和其他資料分開時，應在它們之間留出至少一個空白的行或列。
盡量在一張工作表上建立一個資料清單。
使用者可依照下列操作步驟建立資料清單。
（1）在工作表中的第一行中輸入各列的欄位名，然後在各欄位名稱對應的欄位中輸入資料。
（2）選擇資料清單中的任一個儲存格，選擇「資料」→「記錄單」指令，彈出記錄單「Sheet1」對話框，該對話框中顯示剛才建立的那筆記錄。
（3）點選「新建」按鈕，即可新建一筆記錄，使用者可在該對話方塊中輸入該筆記錄各欄位對應的資料。
（4）新增完所有記錄後，按一下「關閉」按鈕，即可返回工作表編輯窗口，使用者可在該窗口中查看資料清單中的所有記錄。
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