Comment construire une chaîne d'approbation d'approbation des achats Dingtalk Compétences en fonctionnalité électronique pour la gestion de la chaîne d'approvisionnement

Réponse: Un processus d'approvisionnement efficace peut être construit via la fonction d'approbation de Dingtalk. Créer des formulaires standardisés et des approbations à plusieurs niveaux, lier ERP pour réaliser des liens d'inventaire, définir des archives de rappel pour assurer une boucle fermée, renforcer le contrôle de l'autorisation et assurer la sécurité, combiner Yidai et un message pour améliorer le niveau d'automatisation, aider les entreprises à réaliser la gestion des achats électroniques.

Dans le fonctionnement quotidien d'une entreprise, l'approbation des achats est une partie importante de la gestion de la chaîne d'approvisionnement. En tant que plate-forme de bureau collaborative efficace, Dingtalk fournit des processus d'approbation flexibles et des outils intégrés pour aider les entreprises à obtenir des processus d'approvisionnement électroniques et standardisés. Grâce à une configuration raisonnable, une chaîne d'approbation des achats claire et contrôlable peut être rapidement construite pour améliorer l'efficacité et réduire les coûts de gestion.

1. Créez un processus d'approbation des achats standardisé

La fonction "approbation" de Dingtalk prend en charge les formulaires personnalisés et les nœuds d'approbation à plusieurs niveaux, qui convient à la construction d'une chaîne d'approbation d'approbation qui répond aux besoins réels de l'entreprise.

• Entrez Dingtalk Workbench, cliquez sur [Approbation] → [Créer une nouvelle approbation] et sélectionnez le modèle "Application d'approvisionnement" ou créez un nouveau modèle vide.
• Le champ de formulaire de conception comprend: le nom de l'article acheté, les spécifications et le modèle, la quantité, le montant du budget, les informations du fournisseur, la description de l'objectif et d'autres contenus clés.
• Configurez un chemin d'approbation et définissez différents niveaux d'approbation en fonction du montant ou du type d'approvisionnement. Par exemple: le directeur du département doit approuver la 5 000 RMB ci-dessus, et ce qui précède sera approuvé par le directeur financier ou général.
• Activez la fonction "Direction conditionnelle" pour réaliser un routage intelligent. Par exemple, il sautera automatiquement à la personne correspondante en charge conformément au service des demandeurs et à la catégorie des achats.

2. Fournisseurs connexes et données d'inventaire (amélioration de l'efficacité de la synergie)

La connexion de l'approbation des achats avec des systèmes externes peut réaliser la liaison des informations sur la chaîne d'approvisionnement.

• Grâce à la plate-forme à faible code de Dingtalk Yidai, il est connecté à l'ERP d'entreprise ou au système d'inventaire pour se connecter automatiquement à l'application d'approvisionnement et à l'avertissement d'inventaire.
• Intégrez la boîte de sélection du répertoire des fournisseurs dans le formulaire d'approbation pour limiter uniquement les fournisseurs approuvés pour réduire les risques de conformité.
• Une fois l'approbation approuvée, un bon de commande est généré automatiquement et un message est poussé aux groupes d'acheteurs et de fournisseurs pour accélérer l'exécution.

3. Configurer des mécanismes de rappel et d'archives (protéger la boucle fermée du processus)

Assurez-vous que chaque lien n'est pas manqué et que l'ensemble du processus est traçable.

• Allumez le rappel d'expiration de l'approbation, définissez le délai de traitement pour chaque nœud et rappelez automatiquement au supérieur ou à l'administrateur d'intervenir pendant le délai d'attente.
• Une fois l'approbation terminée, il sera automatiquement archivé dans le dossier désigné du disque des ongles et stocké de manière classifiée par mois ou par projet, afin de faciliter la comptabilité et l'audit ultérieures.
• Utilisez le journal Dingtalk ou les fonctions de rapports intelligents pour générer régulièrement des graphiques d'analyse des données d'approvisionnement, tels que les tendances des dépenses mensuelles, les statistiques des fournisseurs couramment utilisées, etc.

4. Politique de contrôle et de sécurité de l'autorisation

Protéger les informations sensibles et prévenir les opérations de surreprésentation.

• Affecter l'autorité d'approbation à différents rôles. Si les employés ordinaires ne peuvent se soumettre que, le personnel financier peut consulter tous les dossiers d'approvisionnement.
• Activer le réglage de la portée visible pour l'approbation pour garantir que les prix, les contrats et autres contenus ne sont ouverts qu'au personnel pertinent.
• Combiné avec la fréquentation et la structure organisationnelle de Dingtalk, il réalise la synchronisation automatique des autorisations après les changements de personnel, réduisant les angles morts de gestion.

Fondamentalement, c'est tout. En faisant bon usage du flux d'approbation de Dingtalk, des capacités de collaboration Yidai et des nouvelles, les petites et moyennes entreprises peuvent également établir rapidement un système de gestion des achats électroniques de niveau professionnel. La clé consiste à clarifier le processus et à définir les règles, puis à utiliser l'automatisation pour réduire l'intervention humaine. Pas compliqué, mais il est facile d'ignorer les détails, tels que la cohérence de dénomination sur le terrain, les paramètres alternatifs d'approbation, etc., ce qui affectera l'expérience d'utilisation à long terme.

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